電子取引の保存法

2022年1月から、電子メール軽油で収受した請求書等のデータを印刷して保存することがNGになりますが、

具体的にどのような方法でデータを保存すればよいか、国税庁から公表されている資料によりますと下記の様になっています。

(1)書類の保存義務
所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、領収書等や相手方に交付したこれらの書類の写しの保存義務が定められています。

(2)電子取引とは
電子取引とは、上記(1)と同様の取引情報(書類に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)の授受を、電磁的方式により行う取引をいいます。具体的には下図の他、次のデータの授受も電子取引に該当します。

(1)の保存義務者がこの電子取引を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければなりません。これまでは、書面に印字して保存する方法も認められていましたが、来年1月1日以後に行う電子取引の取引情報から認められず、必ず次ページ(3)の要件を満たしたデータ保存が求められます。

(3)電磁的記録の保存等を行う場合の要件 電子取引の取引情報を電磁的記録により保存等するに当たっては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。具体的には以下の要件となります。
● 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合限定)
● 見読可能装置の備付け等
● 検索機能の確保
● 次のいずれかの措置を行う
① タイムスタンプが付された後の授受
② 原則、速やかにタイムスタンプを付す
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

データ保存の際の留意点
電子取引の例(イメージ)におけるデータ保存に関しては、以下の点に留意します。
(1)取引先A 社利用のクラウドサービスを用いた請求書等の授受
訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムが具備されたクラウドサービスを利用していれば問題ありませんが、例えばクラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、下記(2)と同様の点に留意する必要があります。
(2)取引先B 社からの電子メールによる請求書等の授受
データは、例示の他、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保存します。この場合、当該データに一定のタイムスタンプが付与されていないときは受領者側でタイムスタンプを付与するか、一定の事務処理規程に基づく適切なデータ管理が求められます。また、対象となるデータは、原則、検索可能な状態での保存が求められる点にもご留意ください。なお、添付ファイルによる電子メールでの授受は、当該添付ファイルのみの保存で問題ありません。